Maand: maart 2021

Blog: Krijgen wij het ‘warm’ van duurzame IT kansen?

In 2014 begeleidde ik een Best Value tender voor een multifunctionele accommodatie (mfa). Hierbij werd door een leverancier de kans (lees: optie) aangeboden om restwarmte van de koeling uit de naast gelegen supermarkt te halen, om als warmtebron voor de nieuw te bouwen accommodatie te dienen. Een extra investering met een terugverdientijd van 7 jaar. Slechts weinig innovaties krijgen de kans die ze verdienen. We willen in Nederland doorgaans allereerst bewijslast zien alvorens we zaken implementeren. We kijken liever naar de kosten op korte termijn dan naar TCO. In veel gevallen een gemiste kans!

Ondanks de handreiking vanuit de MVI criteriatool[1], zie ik kansen of criteria voor duurzame datacenters bij aanbestedingen als in bestaande IT contracten te weinig benoemd. De inkoop van duurzame IT gaat nog te vaak alleen over de recyclebaarheid van hardware. Wist je dat we in Nederland 189 datacenters hebben met bijna 60 voetbalvelden (378.000 m2) aan vloeroppervlak? De energie die we opwekken voor het verbruik van de datacenters is tegenwoordig ‘vrij’ groen, ook zien we een steeds efficiënter energieverbruik, maar nog steeds is het totale verbruik heel hoog. Zo zorgt overcapaciteit voor onnodig energieverbruik en de koelingen van de datacenters verbruiken een derde deel van het totaal!

Daarnaast willen we als Nederland het liefst internationaal mee blijven doen als ‘digitale speler’, dus zal het aantal datacenters in de toekomst verder blijven groeien; mits we genoeg energie beschikbaar hebben.

Vanuit contractmanagement perspectief pleit ik ervoor om ook vanuit bestaande contracten naar verdere verduurzaming te kijken en dus niet alleen bij een nieuwe aanbesteding. Helaas zijn er veel ondermaatse, bestaande IT contracten, waarbij onnodige risico’s en ongecontroleerde kosten worden gemaakt. Of er is geen enkele sturing of opvolging als het gaat om beloofde ‘duurzaamheidsaspecten’ als deze wel als eis, wens of kans zijn meegenomen. Laten we dus bestaande contracten beter uitnutten of verbeteren als we echt duurzaam willen zijn. Vanuit een bestaande contractsituatie zijn er namelijk genoeg momenten of haakjes om meer te kunnen bereiken dan wordt gedacht.

Graag haal ik nogmaals het eenvoudige voorbeeld van de eerder beschreven supermarktkoeling aan. Bij mij leeft vaak de gedachte om voor gemiste kansen een separaat project te maken, in co-creatie met de betreffende ondernemers. Natuurlijk is software naar de cloud brengen al een verduurzaming in energieverbruik, evenals het uitbesteden van een eigen datacenter, maar in potentieel is er nog veel meer te behalen. Wellicht kunnen we het aankomende winter nog aangenaam warm krijgen in onze woningen met behulp van de warmte uit de datacenters?

Het benutten van kansen, het verlagen van risico’s en het verbeteren van prestaties vanuit bestaande IT contracten maakt deel uit van de missie van NTTL. Zie jij net als ik kansen? No Time To Lose!

Jelle Wenselaar, managing partner NTTL


[1] Maatschappelijk verantwoord inkopen criteriatool: Met behulp van de MVI-criteriatool verzamelt u snel de meest recente MVI-criteria voor uw inkoopdocument. U kunt zowel geschiktheidseisen, selectiecriteria, eisen, gunningscriteria als contractbepalingen selecteren.

Geef jouw waardevolle IT assets de juiste aandacht

Binnen organisaties zijn bedrijfsprocessen het kloppende hart. Om deze processen te laten functioneren zetten we IT oplossingen ofwel IT assets in. Nu komt jouw uitdaging… Er is onvoldoende grip omdat op de eerste plaats het beheer van assets tijdrovend is. Daarnaast is het inregelen van IT contractmanagement een vak apart.

We leggen in dit artikel uit waarom IT Asset Management (ITAM) breed moet worden uitgerold in jouw organisatie en wat de relatie is tussen assetbeheer en IT contractmanagement. Het komt vaak voor dat beheer van waardevolle assets een plek krijgt binnen het IT domein. Gevolg is dat contracten, de bijbehorende (SLA)afspraken én financiële sturing uit het oog worden verloren.

NTTL helpt je inzichtelijk te maken welke informatie over je assets je dient te ontrafelen en legt vervolgens de koppeling tussen enerzijds contractmanagement en ITAM alsook het verband met jouw algehele bedrijfsvoering. Meer weten hoe we dit doen?

Wat is IT Asset Management (ITAM)?

We gaan allereerst een stapje terug en leggen uit wat ITAM is. Steeds meer bedrijven zien tegenwoordig het belang van IT Asset Management. IT managers staan namelijk niet meer aan de zijlijn, maar maken zelf keuzes die impact maken op de organisatie. We praten de hele dag over digitale transformatie, digitalisering en cloud. Begrippen die behoren tot een modern ingerichte organisatie. Zo ook de assets waarin wordt geïnvesteerd. Waar staat ITAM voor, wat is de definitie? De International Association of Information Technology Asset Managers (IAITAM) omschrijft de term IT asset management als volgt: “Een set bedrijfsprocessen die de IT middelen in de verschillende bedrijfsonderdelen van de organisatie omvat.” Dat betekent concreet dat ITAM aan organisaties het inzicht biedt in hun gehele softwarelandschap en IT infrastructuur. Met ITAM kunnen organisaties hun IT kosten en risico’s beter beheren, hun IT processen verbeteren en hun strategische IT plannen ondersteunen. Welke onderdelen kent ITAM en hoe verhouden deze zich tot elkaar?

  1. Fysieke informatie wordt verzameld met de juiste tooling. Dit geeft een overzicht welke apparaten er ingezet worden in een organisatie. Ook kun je eruit afleiden welke IT middelen nog op voorraad liggen, of wellicht op de planning staan voor vervanging.
  2. Het tweede component van ITAM bestaat uit de financiële gegevens. Deze gegevens worden verzameld uit een inkoopsysteem of uit een inkooporder. Het gaat hier om een inkooporder die bestaat uit bijvoorbeeld een nummer, leveranciersnaam, hoeveelheid, merk en model, aankoopprijs, afschrijving, kostenplaats en andere financiële attributen waar een organisatie zicht op nodig heeft. Zo heb je een beter totaalbeeld van de eigendomskosten, het rendement op de investering en kan je eenvoudiger kosten toewijzen aan IT projecten.
  3. Tot slot benoemen we een derde component: de contractgegevens. Deze gegevens komen van de wederverkoper, de producent/leverancier of uit een bestaand contractbeheersysteem. Denk aan gegevens zoals het versienummer, het type licentie,  serviceniveau, onderhoud en andere belangrijke contractfeiten. Gaat het om de aankoop van een clouddienst of van SaaS? Dan hebben de gegevens betrekking op bijvoorbeeld het type licentie, het aantal apparaten, de aankoopprijs en de looptijd van het contract.

We vertellen onze klanten veelvuldig dat het belangrijk is om inzicht te krijgen in IT-contracten en hier grip op te houden. Dit geldt dus op de eerste plaats ook voor de assets in jouw organisatie. Zorg ervoor dat je ‘in-control’ bent en weet wat je hebt staan en draaien! Zonder bovenstaande waardevolle informatie is het onmogelijk jouw IT contracten op een solide manier te beheren.

Waarvoor kun je ITAM software inzetten in jouw organisatie?

  • Contractmanagement: een contractmanagement (CM)module maakt niet bij alle ITAM applicaties integraal deel uit van de mogelijkheden. Hierdoor is er nog een brug te slaan tussen het centrale CM systeem en het ITAM systeem waar alle assets centraal geregistreerd staan.
  • Licentiebeheer: het is wenselijk om één plek in te richten voor licentierechten. Heb je te maken met te weinig licenties (risico bij een audit) of juist te veel licenties (geldverspilling). Software voor licentiebeheer volgt ook licentievoorwaarden en vervaldatums.
  • In kaart brengen van de ‘inventaris’: Intelligente ‘opsporing’ van hardware- en softwarecomponenten die zijn geïnstalleerd in het IT-ecosysteem van het bedrijf.
  • Patch- en versiemanagement: automatiseer de inzet van softwarepatches om ervoor te zorgen dat computers up-to-date zijn en voldoen aan geldende beveiligings- en efficiëntienormen.
  • CMDB: een typisch onderdeel van het IT-servicemanagementsysteem van een organisatie en biedt een centrale opslagplaats voor het registreren van IT-assets, hun configuratie en relaties met andere componenten.
  • Digitale assets: opslaan, organiseren en ophalen van bijvoorbeeld foto’s, muziek, video’s, animaties, en podcasts en het beheren van digitale rechten en machtigingen.
  • Centraliseren van aanvragen: het aanvragen voor softwareproducten, apparaten en andere assets kan eenvoudig in een gecentraliseerde vorm worden ingericht. Het is ontworpen om specifieke licentievereisten vast te leggen en te beoordelen en om het inkoop- en implementatieproces te beheren en volgen.

Tekst: Wilco Jacobs, maart 2021

Volgende keer: de voordelen van IT Asset Management voor jouw organisatie

Schuiven naar boven