𝗦𝗽𝗲𝗰𝗶𝗳𝗶𝗲𝗸𝗲 𝘀𝗼𝗳𝘁𝘄𝗮𝗿𝗲 𝗿𝗲𝗰𝗵𝘁𝗺𝗮𝘁𝗶𝗴 𝗶𝗻𝗸𝗼𝗽𝗲𝗻?

𝗦𝗽𝗲𝗰𝗶𝗳𝗶𝗲𝗸𝗲 𝘀𝗼𝗳𝘁𝘄𝗮𝗿𝗲 𝗼𝗳 𝗳𝘂𝗻𝗰𝘁𝗶𝗼𝗻𝗮𝗹𝗶𝘁𝗲𝗶𝘁𝗲𝗻 𝗿𝗲𝗰𝗵𝘁𝗺𝗮𝘁𝗶𝗴 𝗶𝗻𝗸𝗼𝗽𝗲𝗻?

Voor jouw inkooporganisatie is een aflopende licentie, een nieuwe functionaliteit binnen bestaande software, of een behoefte aan nieuwe softwareoplossingen een reden voor het specifiek én dus productgericht inkopen. Dit gaat niet zomaar zonder gevaar voor onrechtmatigheid! Waar zitten de mogelijkheden om dit rechtmatig productgericht en dus 1 op 1 te doen.

Het is hierbij zaak continu de balans te zoeken tussen rechtmatigheid en doelmatigheid. Let op: in deze blog zeggen we niet dat onderstaande redenen om 1 op 1 productgericht in te kopen altijd gelden.

Binnen de Aanbestedingswet gelden énkel de volgende redenen om productspecifiek een uitvraag te plaatsten, te weten:

• voor een andere ondernemer (en dus software) is het 𝘁𝗲𝗰𝗵𝗻𝗶𝘀𝗰𝗵 𝗼𝗻𝗵𝗮𝗮𝗹𝗯𝗮𝗮𝗿 𝗼𝗺 𝗱𝗲 𝘃𝗲𝗿𝗲𝗶𝘀𝘁𝗲 𝗽𝗿𝗲𝘀𝘁𝗮𝘁𝗶𝗲𝘀 𝘁𝗲 𝗹𝗲𝘃𝗲𝗿𝗲𝗻, of dat specifieke kennis, instrumenten of middelen nodig zijn die slechts door één softwareleverancier wordt aangeboden. Technische redenen kunnen ook verband houden met specifieke interoperabiliteitseisen waaraan moet worden voldaan met het oog op het goed functioneren van de software, omdat het effectief en efficiënt informatie delen met de omgeving een vereist is!

• de uitbreiding van bestaande software ertoe zou verplichten zaken aan te schaffen met andere technische eigenschappen, zodat 𝗼𝗻𝘃𝗲𝗿𝗲𝗻𝗶𝗴𝗯𝗮𝗮𝗿𝗵𝗲𝗶𝗱 𝗼𝗻𝘁𝘀𝘁𝗮𝗮𝘁 𝗺𝗲𝘁 𝗿𝗲𝗲𝗱𝘀 𝘃𝗲𝗿𝘄𝗼𝗿𝘃𝗲𝗻 𝘀𝗼𝗳𝘁𝘄𝗮𝗿𝗲 of zich bij gebruik en onderhoud onevenredige technische moeilijkheden voordoen. De looptijd van deze opdrachten voor nabestellingen in licenties mag niet meer bedragen dan 3 jaar.

Enkele uitgangspunten die pleiten voor het productgericht uitvragen binnen de hierboven genoemde juridische uitzonderingen van de aanbestedingswet voor nieuwe software(licenties) zijn:

1) Het bestaande product maakt reeds deel uit van jouw ‘installed base’
2) De bestaande functionaliteit (waaruit het huidige product is voortgekomen) is al in een eerder stadium ‘functioneel uitgevraagd’. Dit betreft uitbreiding van de scope / aantal gebruikers
3) Het bestaande product wordt als ‘end of life’ betiteld en kent een logische opvolger
4) Het nieuwe product is genoemd in een overkoepelende brokerovereenkomst (bijv. een framework agreement)
5) Het nieuwe product valt binnen een suite/licentie met meerdere functionaliteiten (bijv. Microsoft E5)
6) Het bestaande product is een on premise variant en gaat over in een cloud product (bijv. Microsoft Skype for Business wordt vervangen voor Teams Phone)
7) Het nieuwe product kent een technische afhankelijkheid met de reeds aanwezige producten van dezelfde fabrikant
8) Het bestaande product ken complexe koppelingen met andere systemen in het kader van interoperabiliteit

Heldere onderbouwing en beschrijving van afwijken inclusief juridische toets raden we sterk aan.